¿Cómo tomas decisiones?
La resolución de problemas está íntimamente relacionada con la toma de decisiones.
Los procesos son muy parecidos. El primer paso en la resolución de problemas es definir el problema evaluando la diferencia entre la situación actual y la meta deseada. En otras palabras, un problema es la diferencia entre la meta y el resultado. Cuanto antes observe y corrija cualquier desviación entre la meta y el resultado, menor será el problema.
Parte de definir el problema es también identificar las causas. A veces, el problema aparente no es el real; es simplemente un síntoma. El verdadero problema puede estar oculto bajo acusaciones defensivas, datos confusos, procesos y procedimientos complejos o informes mal elaborados. Asegúrese de abordar las causas en lugar de los síntomas. Por ejemplo, una persona de su equipo puede bombardearlo continuamente con preguntas.
Necesitas preguntarte:
¿Es ese realmente el problema?
¿O es un síntoma de falta de formación?
¿O el verdadero problema es que esta persona una vez recibió una dura reprimenda por una decisión y ahora duda en proceder sin aprobación previa?
Por lo general, puede reducir el rendimiento inadecuado a uno de estos tres problemas fundamentales: capacitación, entorno o motivación.
Después de definir el problema, debe decidir si es un problema que debe resolverse.
Algunos problemas se resuelven solos en poco tiempo sin ninguna acción. Otros problemas no merecen su tiempo para tomar medidas para resolverlos. Gasta cien dólares de tu tiempo en problemas de cien dólares, no en problemas de veinte dólares. Si un problema no vale la pena, asigne la solución a otra persona a quien se le pague menos que a usted. Por supuesto, debe asegurarse de que se resolverá antes de que se convierta en un
problema más costoso.
Cuando el problema requiera su atención para resolverlo, use esta fórmula comprobada para abordar el problema:
• Definir el problema. Asegúrese de que el problema real esté claramente definido y se relacione con una meta organizacional o personal importante. Aborde las causas, no los efectos ni los síntomas. Puede encontrar que varios síntomas negativos pueden tener la misma causa raíz. Al abordar la causa raíz, puede resolver más de un problema a la vez.
• Fijar un plazo para tomar la decisión final sobre la solución a elegir. Permita el tiempo adecuado para recopilar información, sugerencias y opiniones de los demás.
• Identificar el propósito que debe cumplir la solución. Refiérase a objetivos organizacionales y personales específicos como pautas para decidir exactamente qué debe lograr la solución. Esto evita invertir demasiado tiempo y material en resolver un problema relativamente menor. Indique específicamente cualquier criterio que deba cumplirse, incluido el presupuesto, el marco de tiempo, los requisitos de calidad, la eficiencia y la simplicidad.
• Recopilar y estudiar información. Recolectar y ensamblar información en una forma lógica y útil y estudie los hechos para asegurarse de que entiende todo lo que hace.
• Haga una lista de posibles soluciones. Haz una lista de todas las posibles soluciones. No intente descartar alternativas; utilice la asociación libre, la visualización y la creatividad para generar tantas soluciones como sea posible. Considere la posibilidad de que una solución dada pueda causar otros problemas. Decida si será necesario tomar otras medidas para garantizar un efecto positivo neto, o si es necesario considerar otra solución.
• Hacer una elección. Revisa la lista de posibles soluciones que has hecho. Tacha cualquier artículo que sepas inmediatamente que no quieres usar. Para cada solución posible que quede en su lista, responda la pregunta: «¿Qué pasaría si elijo esta solución?» Luego elija el que parezca tener la mayor posibilidad de éxito.
• Actuar. Decidir qué acción se debe tomar para implementar la solución. La acción puede ser simple y requerir la atención de solo una o dos personas, o puede tener varios pasos e involucrar a todo el departamento. Asegúrese de que cada persona entienda qué hacer, cómo y por qué. Luego, asegúrese de seguir los pasos predeterminados.
• Solicitar comentarios. Mantenga abiertas las líneas de comunicación entre usted y aquellos que debe llevar a cabo su decisión. Esté abierto a sus ideas y no juzgue los comentarios en función de sus ideas preconcebidas sobre la persona que los proporciona. Hágales saber a los miembros de su equipo que está interesado en sus problemas, pero que se llevarán a cabo sus instrucciones. Cuando sea necesario y práctico, esté dispuesto a modificar el plan cuando la retroalimentación que reciba indique la necesidad de un ajuste
