Hacer o no hacer esa es la pregunta que debes responder para las tareas que tienes ante ti cada día. Si bien muchas personas pueden planificar y hacer listas de «cosas por hacer», su tiempo a menudo sigue ocupado por actividades urgentes, pero no necesariamente importantes.
Distinguir tareas urgentes y tareas importante
Entonces, ¿cómo evitar caer en la trampa de la urgencia? aprendiendo a distinguir entre las tareas que son urgentes de las importantes.
Tipología de tareas diarias
Podemos dividir las tareas diarias en :
- Actividades urgentes e importantes : son tareas valiosas y necesarias que requieren tu atencion sin demora. Las crisis, los plazos y las tareas productivas con resultados instantaneos entran en esta categoria. Responder a ellos puede parecer inevitable, pero muchos son el resultado de una mala planificación o dilación.
- Actividades importantes pero no urgentes : son tareas que cumplen con tus objetivos y metas, y que si se planifican con tiempo y se realizan en su momento nos aportan un alto valor pero si las dejamos se nos convertirán en urgentes.
- Actividades urgentes pero no importantes : son tareas que pueden parecer importantes porque requieren una respuesta inmediata por ejemplo : correos electronicos, llamadas telefonicas, whatsapp, visitantes sin cita previa, etc., atenderlos puede ser que te haga sentirte productivo pero a menudo estás reaccionando a las prioridades de otras personas y no a las tuyas.
- Actividades no urgentes y no importantes : son solamente tareas que suponen una perdida de tiempo, como por ejemplo : un trabajo «pesado», actividaes sociales excesivas, emails y llamadas. Se hacen para evitar el reto de una tarea importante.
¿ Como puedes conseguir concentrarte en tus tareas importantes en tu día a día?
- Realiza un analisis actual del uso de tu tiempo y despues define cada tarea según su urgencia e importancia. Preguntate si las tareas urgentes y sin imortancia dominan tu tiempo.
- Prioriza las tareas de tu planificacion según su importancia, bloqueate tiempo para realizar las actividades importantes no urgentes y hazlas antes de las urgentes sin importancia.
- Reduce la necesidad de urgencia. Si dedicas tiempo a las actividades importantes limitarás la cantidad de tareas que se convierten en demasiado urgentes.
- Pregúntate que actividades son las que me producen resultados y mas productividad si las realizo y si no lo estoy haciendo ¿por qué no?
Mejora en la gestión del tiempo
Tener objetivos y metas con las actividades definidas y su planificación prevista son las bases de una buena gestión del tiempo, una mayor productividad personal y una mejora significativa en nuestra calidad de vida.
