Nada es más importante que hacer, porque nada excepto eso nos va a acercar un solo paso a nuestros objetivos. Hablamos mucho, nos reunimos demasiado, planificamos sin parar… y hacemos poco. La historia de muchos emprendedores es la de días interminables de trabajo y proyectos importantes que no avanzan. Esto ocurre cuando desconocemos los principios fundamentales de productividad personal.
Estos no tienen que ver con una manera concreta de organizar el día, ni con usar esta o aquella aplicación de gestión de proyectos o tareas. Yo las he usado todas y no importa el tipo de martillo que utilices si no sabes clavar.
Pero cuando sabes clavar, puedes hacerlo con casi cualquier cosa que tengas a mano.
Lo mismo ocurre con la productividad personal. Cuando conoces los principios fundamentales que sí funcionan, entonces puedes hacer el doble, en la mitad de tiempo y sin estrés. O al menos sin ese estrés odioso que producen los terribles «días ocupados» en los que no tienes tiempo, pero tampoco una sensación de avance.
He puesto en marcha proyectos de todo tipo a lo largo de estos años. La mayoría de las veces, por elección personal, he decidido emprenderlos solo y acabé quemado más de dos veces.
Por eso, me empeñé en levantar hasta la última piedra y aprender lo que funciona de verdad en productividad personal. Como siempre, la gran mayoría no servía de mucho, pero unos pocos principios lo cambian todo e incluso pueden conseguir la deseada Productividad Total, que no es un mito ni mucho menos.
Hoy, me gustaría compartir lo más importante de todo eso y terminar, de una vez por todas, con esos terribles días siempre ocupados. Porque no nos engañemos, no son un signo de que seamos grandes trabajadores, sino todo lo contrario.
Si estamos siempre ocupados, no lo estamos haciendo bien.
Por qué muchos sistemas de productividad personal no funcionan
En realidad, no es que no funcionen, pero la mayoría de veces, adoptar un nuevo sistema o aplicación de productividad sigue este ciclo:
- Encuentras el nuevo método, suena bien y quieres creer que por fin has encontrado la manera perfecta de hacer las cosas (otra vez), yo siempre he querido.
- Lo pruebas y trasladas la información que tenías en tu otro sistema o aplicación (un trabajo pesado, pero bueno).
- Chirría y descubres que no hace todo lo que quieres, no encaja con tu flujo de trabajo o la aplicación tiene demasiados botones que apabullan, pero bueno.
- El sistema de productividad parece añadir trabajo en vez de ahorrarlo y se va convirtiendo en un fastidio, en un paso más añadido a todo lo que ya tienes que hacer.
- A los pocos días te has olvidado, no entras en la aplicación o no sigues el método. Trabajas como sea, como siempre.
- Encuentras un nuevo sistema o aplicación que promete que es lo que buscabas y se repite el ciclo.
Es la naturaleza de la bestia y la solución no es otra aplicación o sistema de productividad personal que desconoces.
La solución son principios fundamentales probados y sencillos, porque la complicación no funciona.
Siguiendo esos principios de productividad personal, la herramienta prácticamente no importa. Podrás usar un cuaderno de papel o la aplicación más moderna y conseguirás tus objetivos igualmente.
LOS 8 PRINCIPIOS BÁSICOS DE PRODUCTIVIDAD PERSONAL
¿Cuáles son esos principios fundamentales de la productividad personal?
Vamos a detallarlos y, como verá, son sencillos y más vale que sea así, porque lo complicado no funciona.
1. ELIMINAR LAS DISTRACCIONES TODO LO POSIBLE
Hoy día, las distracciones lo han conquistado todo y son el principal escollo para la productividad personal.
Vivimos inmersos en una «economía de la atención» que quiere toda la nuestra y trata de conseguirla como sea: pantallas por todos lados, notificaciones en el móvil, diseños empleando lo que se llaman patrones oscuros, gente distraída que viene a distraernos también…
El resto de principios fundamentales no funcionará si no reducimos primero las distracciones todo lo posible.
Para ello:
- Móvil apagado o sólo para que suenen las llamadas importantes.
- Si no necesitamos Internet, la desconectamos.
- Un entorno de trabajo lo más despejado posible.
- Decir a los demás que no nos interrumpan si no es extremadamente urgente, porque estamos trabajando en algo importante que tenemos que terminar. Normalmente, lo entenderán y respetarán.
2. HACER UNA SOLA COSA A LA VEZ
¿Ha escuchado alguna vez eso de que los hombres somos incapaces de hacer dos cosas a la vez?
Yo soy hombre y digo que «ojalá».
Porque de ser así aplicaríamos de manera innata la clave fundamental para realizar el mejor trabajo posible en el menor tiempo posible.
Hacer una sola y única cosa a la vez.
Si escribimos ese material de marketing lo escribimos, con todos nuestros sentidos centrados en ello. Si hablamos por teléfono, hablamos por teléfono, prestando toda la atención a la otra persona. Si estamos inmersos en perfeccionar nuestro producto, o estamos realizando un servicio a un cliente, estamos 100% enfocados en eso y no hay ninguna otra cosa que distraiga nuestra atención.
Acometemos cada tarea de nuestra lista concentrados totalmente en ella, como si no hubiera nada más en el mundo.
3. PRIMERO LO IMPORTANTE
La siguiente técnica para sacar el máximo rendimiento a nuestro día de trabajo es esta:
La primera cosa que hacemos por la mañana es la tarea más importante de toda nuestra lista.
Le aseguro que esa tarea más importante tiene la manía de no ser casi nunca la más fácil, la más divertida ni la más agradable. De hecho, suele causarnos rechazo y buscamos excusas para procrastinar con ella y ponernos con otra cosa.
Esas sensaciones incómodas cuando nos tenemos que enfrentar a una tarea suelen ser la mejor brújula que nos señala que es importante.
Si el día termina y los proyectos siguen sin avanzar, estamos teniendo problemas con esto. Para eliminarlos, eche un vistazo a cómo terminar con la procrastinación.
4. PLANIFICAR DE ANTEMANO
Si empezamos a trabajar y nuestra primera tarea del día es pensar: «A ver qué tengo que hacer hoy», ya hemos perdido. Comenzaremos a confundir lo que es importante con ese montón de urgencias que surgen sin remedio. Cuando eso ocurre, el día pronto nos arrastra para todas partes como una hoja al viento, en vez de ser nosotros los que marquemos la dirección.
Para evitar eso, la solución es tener cristalinamente claro lo que vamos a hacer en nuestro día de trabajo antes de empezarlo.
De esa manera, estrecharemos el hueco por el que se cuelan esas pequeñas miserias que nos quitan la energía y nos arrastran por donde quieren.
Para aplicar esto en la práctica, lo que mejor me funciona es:
Confeccionar el día anterior la lista de lo que quiero tener realizado para la jornada siguiente, en un momento de tranquilidad y sin pensar en urgencias.
Ese momento para mí, es por la tarde, justo cuando acabo de terminar la jornada de trabajo y cerrar el día. De esta manera, mi última tarea de la jornada es siempre revisar y determinar claramente las del día siguiente.
Cuando llega ese día siguiente, me pongo sin excusas y sin pensar con la primera tarea de la lista que hice la tarde anterior.
5. EL TIMEBOXING
El timeboxing es una de las técnicas más efectivas de productividad personal que podemos integrar en nuestro día a día.
Se trata de establecer ritmos definidos de trabajo y descanso, cumpliéndolos a rajatabla.
Las personas no podemos aguantar ritmos interminables de algo, es necesario y natural descansar ciertos periodos. Si lo hacemos así, y tomamos intervalos de reposo adecuados entre cada periodo de trabajo, podemos mantener un ritmo constante mucho más tiempo y con un buen nivel cognitivo.
Por el contrario, si nos pegamos un atracón de dos horas sin parar acabamos quemados y agotados, sin la capacidad para acometer otras tareas, por muy sencillas que sean. Además, al día siguiente, probablemente recordaremos el atracón y pensar en seguir nos producirá emociones negativas, que nos inclinarán a procrastinar.
La aplicación más conocida del timeboxing es la famosa técnica Pomodoro.
En ella, vamos alternando intervalos de 25 minutos de trabajo con 5 minutos de descanso. Cuando hemos completado 4 pomodoros tomamos un descanso más largo, de unos 20 minutos.
La técnica Pomodoro es la más sencilla y extendida para comenzar a aplicar el timeboxing en nuestro día a día. Además, hay un montón de aplicaciones, para ordenador y móvil, que nos ayudarán a usarla (basta una rápida búsqueda en Google para encontrarlas).
6. PRIORIZAR
Muchos gurús de la autoayuda y el éxito, que ni ayudan ni conceden ese éxito, suelen entonar la frase de que tanto nosotros como Bill Gates o Elon Musk recibimos 24 horas cada día, como si en realidad estuviéramos igualados en eso.
Esa frase es tan errónea a tantos niveles que no sé ni por dónde empezar, pero baste decir que, en realidad, ellos tienen más tiempo que nosotros gracias a que pueden «comprarlo» (Bill Gates no gasta 3 horas diarias en limpiar y hacer la compra y luego la comida, se lo aseguro).
Así que, hasta que seamos Bill Gates, la manera de «comprar» tiempo que tenemos los más modestos es priorizar.
No lo compramos, pero lo liberamos. Lo que ocurre es que esto implica una de las cosas más difíciles para muchos, decir que no.
Para priorizar, debemos saber decir que no a:
- Tareas poco importantes que debemos borrar directamente.
- Nuevas ideas atractivas que surgen todo el rato y que queremos perseguir con ímpetu (un ímpetu que se acabará pronto, dejándolas a medio).
- Otras personas. Esto es aún más complicado que decir que no a lo anterior.
Personalmente, me llegan a menudo por email ofertas para hacer multitud de cosas: colaboraciones, ver la viabilidad de proyectos conjuntos, posibilidades de licenciar productos…
A la mayoría debo decir que no, y muchos de ellos son buenos proyectos, simplemente es que, son tantas las oportunidades y cosas que nos van a surgir, que si decimos que sí a todo, vamos a estar en una dinámica de estar empezando siempre y no terminando nunca.
7. DELEGAR
Conecta con lo anterior y es otro de los principios fundamentales de la productividad personal. Cada uno debería hacer aquello en lo que es experto o se le da mejor.
Por ejemplo, si somos emprendedores, las tareas fundamentales son producto y marketing, y a ellas deberíamos dedicar el 80% del tiempo.
La contabilidad e impuestos, el diseño, los problemas y retos informáticos, las tareas administrativas como facturas, teléfono y demás, debemos delegarlas en la medida en la que nuestro dinero nos lo permita.
Y sí, esta es otra piedra de toque en mi caso personal. La frase: «Si quieres hacer algo bien, has de hacerlo tú» es una mentira como un templo, pero que ha calado demasiado y es muy dañina.
8. DESCONECTAR AL 100% PARA AUMENTAR NUESTRA PRODUCTIVIDAD PERSONAL
Este es otro de los principios fundamentales de la productividad personal que no entendemos del todo bien, porque se ha ensalzado demasiado la figura del que no para de trabajar.
Si no paras de trabajar, no eres productivo, eres ineficiente y, además, acabarás quemado.
No desconectar es el síntoma más claro de que no se ha entendido lo más importante de la productividad personal. No sabes priorizar, no sabes trabajar y, además, ese trabajo será mediocre, porque lo estarás haciendo al mínimo de tu capacidad, en vez de dar lo mejor de ti porque tienes el depósito de energía lleno.
Quien va al gimnasio (y sabe lo que hace) comprende que el músculo se genera en los tiempos de descanso. Cuando estás levantando pesas produces microlesiones y un daño que, cuando se descansa bien, se repara de modo que el músculo se reconstruye más grande y fuerte para soportar el ritmo de trabajo.
Pero ¿qué pasa si no das ese descanso? Que no creces, no te haces más fuerte y retrocedes en tus objetivos. Cada vez más débil y cansado.
Lo mismo ocurre con la productividad personal y el trabajo.
Para hacer el mejor posible, en las mejores condiciones, hay que desconectar al 100% y respetar periodos de descanso.
Personalmente, siempre he sido (y todavía soy) uno de esos con lo que llamo el «cerebro dividido y el descanso culpable».
Así denomino a la manía de que cuando estaba descansando no desconectaba al 100%. Tenía el cerebro dividido entre la necesidad de descansar y seguir pensando en la tarea que había dejado a medio. Mi cabeza se quedaba entre dos tierras en las que, ni se relajaba del todo, ni pensaba eficazmente sobre el trabajo.
De la misma manera, como no has descansado, cuando estás trabajando vuelves a tener el cerebro dividido. Este trata de escapar de la tarea y se marcha a pensar en otras cosas, de manera que tampoco está al 100% concentrado en lo que tiene delante. Recordemos que la regla de oro es hacer una sola cosa a la vez.
Nada hay más reparador que un día en el que has cumplido por la mañana el par de objetivos críticos que te has puesto, y luego puedes pasarte la tarde leyendo sin culpa, quedando con los que te importan o haciendo lo que te gusta sin el más mínimo remordimiento, porque tienes la satisfacción del deber cumplido.
Además, eso será lo que te dé energía a la mañana siguiente para comenzar por el asunto más importante y caer sobre él con todas tus fuerzas intactas.
TÉCNICAS AVANZADAS Y MAESTRAS DE PRODUCTIVIDAD PERSONAL
¿Hay técnicas de productividad personal avanzadas? Sí, y no solo eso, sino que también se puede conseguir la productividad total, es decir, un estado de flujo en el que hacemos el mejor trabajo posible y tenemos esa sensación de que el tiempo ha volado y no teníamos ni hambre ni cansancio durante horas.
Y se puede conseguir.
Me he pasado la vida persiguiendo eso y volcando mi experiencia en el libro de Productividad Total. Sin embargo, lo cierto es que no merece la pena aprender nada avanzado hasta que no se dominan los 8 principios que se han detallado aquí.
De hecho, no solo eso. Estos 8 principios son los fundamentos para conseguir esa productividad personal total. Son los cimientos sobre los que construir la casa y, de hecho, son mucho más que los cimientos.
Porque con estos 8 principios, sin necesidad de nada más, ya tendremos los días más productivos que recordemos. En serio.
